Bị ốm không đi làm được, báo với công ty Nhật thế nào cho đúng cách và không mất lòng?

Bị ốm đột ngột và không thể đi làm là chuyện ai cũng gặp, nhưng cách báo tin này ở công ty Nhật có vài điểm khác với thói quen của nhiều người Việt — không phải vì quy định, mà vì cách nói ảnh hưởng đến việc đồng nghiệp có cảm thấy bị làm phiền hay không. Bài này tập trung vào thời điểm và cách nói, không đi vào chế độ nghỉ phép hay quy định của công ty (mỗi công ty có nội quy riêng, cần hỏi trực tiếp nơi làm việc).

Báo càng sớm càng tốt, trước giờ làm

Thời điểm báo quan trọng hơn cả nội dung câu nói. Ở nhiều công ty Nhật, việc báo nghỉ ngay sau khi thức dậy — trước giờ bắt đầu làm việc, dù chỉ sớm 15–30 phút — được coi là lịch sự, vì nó giúp đồng nghiệp và cấp trên kịp sắp xếp công việc thay bạn trong ngày.

Báo quá muộn (ví dụ sau khi giờ làm đã bắt đầu vài tiếng) dễ khiến người khác cảm thấy bị động, dù lý do nghỉ hoàn toàn chính đáng.

Nói gì — không cần kể chi tiết triệu chứng

Câu báo nghỉ ốm không cần dài. Một câu ngắn gồm ba phần là đủ:

1. Lý do ngắn gọn: "Taichou furyou no tame" (体調不良のため, đọc gần đúng: ta-i-chô-ô-phư-ryô-ô-nô-ta-mê, nghĩa là "vì lý do sức khỏe") — không cần nói rõ bị bệnh gì.
2. Xin phép nghỉ: "Honjitsu oyasumi o itadakitaku" (本日お休みをいただきたく, đọc gần đúng: hô-n-zi-tsư-ô-ya-xư-mi-ô-i-ta-đa-ki-ta-kư).
3. Câu xin lỗi vì bất tiện: "Moushiwake gozaimasen" hoặc đơn giản là "Go meiwaku o okake shimasu" (kèm một câu xin lỗi).

Câu đầy đủ ví dụ: "Taichou furyou no tame, honjitsu oyasumi o itadakitaku, go renraku itashimashita." (đọc gần đúng: ta-i-chô-ô-phư-ryô-ô-nô-ta-mê-hô-n-zi-tsư-ô-ya-xư-mi-ô-i-ta-đa-ki-ta-kư-gô-rê-n-ra-kư-i-ta-si ma-si-ta, nghĩa là "Vì lý do sức khỏe, tôi xin phép nghỉ hôm nay, xin thông báo với anh/chị").

Kể quá chi tiết triệu chứng (đau ở đâu, từ mấy giờ, đã uống thuốc gì) thường không cần thiết và đôi khi khiến tin nhắn dài hơn mức người nhận cần.

Gọi điện hay nhắn tin — tùy thói quen của công ty, không có quy tắc chung

Đây là điểm không nên tự suy đoán: một số công ty Nhật, đặc biệt là nơi làm việc lâu năm, vẫn coi việc gọi điện trực tiếp cho cấp trên vào buổi sáng là cách báo nghỉ chuẩn mực nhất, dù công ty có nhóm chat nội bộ. Một số công ty khác, nhất là môi trường trẻ, chấp nhận nhắn tin qua chat công việc là đủ.

Vì cách này khác nhau tùy công ty, cách an toàn nhất khi mới vào làm là quan sát đồng nghiệp báo nghỉ như thế nào, hoặc hỏi trực tiếp một lần: "Taichou furyou de yasumu toki wa, denwa to chatto, dochira ga yoroshii deshou ka" (khi nghỉ ốm, nên gọi điện hay nhắn tin ạ?).

Quay lại làm việc — một câu ngắn khi gặp lại đồng nghiệp

Ngày đầu tiên đi làm lại sau khi nghỉ ốm, một câu ngắn khi gặp cấp trên hoặc đồng nghiệp thường được coi là chu đáo, dù không bắt buộc:

• "Sakujitsu wa oyasumi o itadaki, arigatou gozaimashita" (昨日はお休みをいただき、ありがとうございました, đọc gần đúng: xa-kư-zi-tsư-ha-ô-ya-xư-mi-ô-i-ta-đa-ki-a-ri-ga-tô-ô-gô-za-i ma-si-ta, nghĩa là "cảm ơn vì đã cho tôi nghỉ hôm qua").
• "Go shinpai o okake shimashita" (ご心配をおかけしました, đọc gần đúng: gô-si-n-pa-i-ô-ô-ka-kê-si ma-si-ta, nghĩa là "xin lỗi vì đã khiến mọi người lo lắng") — dùng khi biết đồng nghiệp có hỏi thăm hoặc phải xử lý việc thay mình.

Câu này không phải xin lỗi vì đã ốm — ốm không phải lỗi của ai cả — mà chỉ đơn giản là một cách mở lại nhịp làm việc bình thường, thể hiện rằng bạn ghi nhận việc người khác đã hỗ trợ trong lúc mình vắng mặt.

Người Nhật nghe thấy gì khi bạn báo nghỉ ốm

• Nghe bạn báo sớm, trước giờ làm, kèm một câu xin lỗi vì bất tiện: đồng nghiệp thường thấy đây là cách báo chu đáo, không có gì phải bận tâm thêm.
• Nghe bạn báo muộn, không có lời xin lỗi vì gây bất tiện: dù lý do ốm là thật, người nghe đôi khi cảm thấy hơi đường đột, vì họ phải xử lý phần việc phát sinh mà không được chuẩn bị trước.
• Nghe bạn chỉ nhắn một dòng "Hôm nay bị ốm nên nghỉ" không có cấu trúc xin phép: có thể bị nghe là hơi xuề xòa, tùy vào mức độ trang trọng thường ngày của công ty đó.
• Nghe bạn giải thích quá dài dòng, xin lỗi nhiều lần liên tiếp: đôi khi cũng khiến người nhận cảm thấy không cần thiết phải nặng nề đến vậy — một câu ngắn gọn, đúng cấu trúc là đủ.

Bảng so sánh nhanh

Câu hỏi thường gặp

Có cần nói rõ mình bị bệnh gì không? Không cần thiết trong hầu hết trường hợp. Nói "taichou furyou" (vì lý do sức khỏe) là đủ. Nếu là bệnh có thể lây (như cúm), một số công ty muốn biết để sắp xếp, nhưng đó là do công ty hỏi thêm, không phải điều bắt buộc phải chủ động kể chi tiết.

Nếu ốm nhiều ngày liên tiếp, ngày thứ hai có cần báo lại không? Nên báo ngắn gọn mỗi ngày, kể cả chỉ một câu xác nhận vẫn chưa khỏe và xin nghỉ tiếp, để cấp trên không phải đoán tình hình.

Cụm từ liên quan

• Cách xin nghỉ phép ở Nhật sao cho lịch sự, không mất lòng — /van-hoa/kyuuka-shinsei-reigi/
• Sumimasen deshita và Moushiwake gozaimasen khác nhau ở mức độ nào (đang chuẩn bị)
• Hourensou là gì — cách báo cáo, liên lạc, trao đổi ở công ty Nhật (đang chuẩn bị)
• Cách viết email công việc lịch sự bằng tiếng Nhật (đang chuẩn bị)

Thuộc chủ đề: Văn hóa & Sắc thái